Współczesny rynek jest niezwykle różnorodny i wymaga zróżnicowanego zaplecza do skutecznego funkcjonowania. Wiele osób uprawia także wolne zawody, z których bardzo duża część świadczy swoje usługi online. Osoby prowadzące tego typu działalność często rezygnują z posiadania biura, ale czy rzeczywiście jest to dobre rozwiązanie? Obecnie doskonałą alternatywą są biura wirtualne. Ten nowy sposób tworzenia wizerunku firmy i prowadzenia działalności niesie szereg korzyści dla wielu branż. Wirtualne biuro – jak to działa, czy warto i dlaczego warto? Odpowiedzi znajdują się w tym artykule.

Wirtualne biuro – niezbędne informacje

Każda firma musi posiadać adres i jest to wymóg konieczny do rejestracji przedsiębiorstwa. Obecnie istnieje możliwość posiadania wirtualnego adresu. Jest to profesjonalna obsługa biurowa, która nie wymaga fizycznej obecności danej firmy. Wirtualne biuro opiera się w pełni na outsourcingu. Korzystając z tego typu usługi użytkownik nie ponosi kosztów wynajęcia lokalu oraz zatrudnienia pracowników biurowych, co pozwala na spore oszczędności. Ogromnym atutem wirtualnych adresów jest zlokalizowanie firmy w prestiżowych centrach biznesowych, przy czym realnie firma prowadzona jest z domu lub dowolnego miejsca w kraju lub zagranicą.

Zasady działania biur wirtualnych

Usługa wirtualnego biura to przede wszystkim udostępnienie fizycznego adresu w celu rejestracji firmy. Umożliwia to prowadzenie pełnej korespondencji za jego pośrednictwem. Działania te wykonywane są przez pracowników biura urzędujących na stałe pod danym adresem, którzy odbierają listy jednocześnie informując mailowo adresata o przesyłkach. Wiele firm zapewniających wirtualne adresy wprowadza specjalne zasady na korzyść klienta, jak na przykład konieczność natychmiastowego informowania o korespondencji czy nawet wykonywania skanów listów i przesyłania ich odbiorcy. E-biura oferują także dedykowane numery telefonu dla firmy klienta oraz obsługę interesantów, zarówno telefonicznie, jak i osobiście. Dodatkowo zapewniają również przestrzeń do prowadzenia spotkań z klientami, a nawet sale konferencyjne.

Adres wirtualny idealnym rozwiązaniem dla wielu branż

Każda branża czy działalność mają swoją specyfikę, dlatego też rozwiązania administracyjne muszą być idealnie do nich dopasowane. Usługi biur wirtualnych, które umożliwiają rejestrację firmy dla działalności świadczonych niestacjonarnie, zyskują coraz większą popularność na współczesnym rynku. E-biura stały się odpowiedzią na potrzeby nowoczesnego i stale zmieniającego się biznesu.

Przedsiębiorcy, którzy świadczą swoje usługi w terenie, są w ciągłym ruchu, w podróży lub wykonują pracę zdalną coraz częściej korzystają z możliwości, jakie dają biura wirtualne. Adres wirtualny to doskonała opcja przede wszystkim dla freelancerów, których liczba na rynku stale rośnie. Także popularne start-upy wybierają obecnie wariant e-biura.
Wirtualne biuro to także idealna opcja dla firm rozpoczynających swoją działalność. Wariant ten umożliwia rejestrację firmy w dużych miastach, w centrach biznesowych oraz innych atrakcyjnych lokalizacjach. E-biuro perfekcyjnie sprawdza się też w branży e-commerce. Sklep internetowy z atrakcyjną siedzibą zlokalizowaną w metropolii nie tylko podnosi prestiż, ale także wpływa na wiarygodność firmy.

Wydawałoby się, że biura wirtualne sprawdzą się wyłącznie dla wolnych zawodów oraz działalności prowadzonych za pośrednictwem internetu. Nic bardziej mylnego. Coraz więcej takich firm, jak agencje marketingowe, biura podatkowe oraz prawne, firmy szkoleniowe czy przedsiębiorstwa zajmujące się rekrutacją korzysta z tego typu rozwiązań. Adresy wirtualne wybierają więc mali i średni przedsiębiorcy. Jest to także doskonały wariant dla przedsiębiorstw zagranicznych, które rozpoczynają ekspansję na rynkach obcych.

Zalety korzystania z wirtualnego biura

Powstanie wirtualnych biur było odpowiedzią na potrzeby rynku oraz przedsiębiorców prowadzących działalność zdalną oraz wykonujących wolne zawody, a potrzebujących adresu rejestracyjnego oraz do korespondencji na terenie dużych miast. Popularność e-biur rośnie, co jest efektem szeregu zalet, jakimi mogą pochwalić się tego typu rozwiązania:

Oszczędność

Prowadzenie biura dla firmy generuje ogromne koszty. Do zobowiązań miesięcznych posiadania tradycyjnego biura trzeba zaliczyć czynsz za lokal, rachunki, opłaty za media itp. Spora kwota przeznaczana jest na wynagrodzenie pracowników biurowych, którzy powinni regularnie doszkalać się i poszerzać swoje kompetencje w celu świadczenia najwyższej jakości usług. Liczyć się trzeba również z kosztami wynajmu sal konferencyjnych, które niekiedy niezbędne są do prowadzenia negocjacji czy spotkań. Nie można zapomnieć również o kosztach wyposażenia biura w meble oraz niezbędne sprzęty, które wymagają regularnego serwisowania (jak na przykład sprzęt komputerowy). Te wszystkie elementy mogą być sporym obciążeniem finansowym dla przedsiębiorcy. Wybierając usługę biura wirtualnego wszystkie wymienione wydatki są eliminowane. Firma ponosi wyłącznie regularną opłatę abonamentową, której wysokość uzależniona jest od wybranych wariantów wchodzących w świadczone usługi.

Profesjonalna obsługa biura

Inwestycja w wirtualny adres zapewnia firmie wysoce wykwalifikowany personel, który z powodzeniem przejmuje wszystkie obowiązki biurowe. Odbieranie poczty, telefonów oraz inne codzienne działania w biurze mogą zabierać wiele czasu, który w przypadku korzystania z e-biura zostaje zaoszczędzony. Pracownicy firm oferujących biura wirtualne realizują te działania w sposób kompetentny i są w stałym kontakcie z firmą, przekazując wszystkie informacje.

Dogodna i atrakcyjna lokalizacja

Odpowiednia lokalizacja firmy wpływa pozytywnie na prestiż oraz wizerunek przedsiębiorstwa. Adres, pod którym zarejestrowana jest działalność, to niezwykle istotna kwestia. Dlatego też należy zwracać szczególną uwagę na szczegóły oferty firm oferujących wirtualne adresy. Biura wirtualne zwykle znajdują się w centrach miast, nierzadko w nowoczesnych biurowcach. Takie położenie sprawia, że siedziba firmy jest łatwo dostępna dla kontrahentów oraz klientów, a także wpływa pozytywnie na postrzeganie przedsiębiorstwa. Adresy rozpoznawalne zwiększają renomę firmy, przez co budowane jest także zaufanie do niej oraz świadczonej oferty. Pamiętać również należy, że wybór adresu na siedzibę firmy wpływa na podleganie jednostki pod konkretny Urząd Skarbowy.

Elastyczne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorcy mogą mieć różne oczekiwania odnośnie funkcjonowania biura. Wybierając biuro wirtualne klient posiada szeroki wybór świadczonych usług. Najlepsze firmy outsourcingowe gwarantują pełną elastyczność oferty, co umożliwia idealną optymalizacje rozwiązań do oczekiwań. Na przykład firma Centrum Żoliborz zapewnia atrakcyjny adres dla zakładanej firmy. Biuro wirtualne w tej ofercie to także profesjonalna obsługa recepcyjna oraz zarządzanie korespondencją (odbiór, informowanie o korespondencji, skanowanie i wysyłka mailowa na bieżąco, możliwość przekierowywania korespondencji na wskazany adres, wysyłka pocztą tradycyjną raz w miesiącu oraz wiele innych). Firma zapewnia również przechowywanie dokumentów. Centrum Żoliborz oraz Centrum Aleje to oferta bogata także w inne warianty rozwiązań dla firm, jak na przykład wynajęcie biurka czy sal konferencyjnych. Każda z opcji może być dowolnie wybierana przez klienta, zgodnie z potrzebami prowadzonej działalności.

Pełna legalność adresów wirtualnych

Niejednokrotnie legalność biur wirtualnych poddawana jest w wątpliwość. Faktem jednak jest, że wirtualne bura i adresy usługi w pełni legalne. Firmy oferujące tego rodzaju usługi muszą spełniać istotny warunek, to jest posiadać zgodę właściciela lokalu, w którym zlokalizowane jest biuro, na wynajem go osobom trzecim. Zdarzają się jednak przypadki, że Izby Skarbowe na etapie rejestracji spółki mogą nie wyrazić zgodny na wpisanie ich do rejestru bez podania adresu faktycznego. Zatem bywa i tak, że legalność biura wirtualnego staje się kwestią interpretacyjną leżącą w gestii Izby Skarbowej. Przedsiębiorcy zapewniający usługi biura wirtualnego muszą posiadać odpowiednie zaplecze (lokale biurowe, sale konferencyjne) oraz pełne prawo do nich. Dlatego też dobrze jest korzystać ze sprawdzonych firm oferujących biura wirtualne. W Warszawie doskonałym wyborem jest bogata i atrakcyjna cenowo oferta Centrum Żoliborz. Rozwiązania te cieszą się szczególną popularnością i najlepszymi opiniami podmiotów wymagających adresu rejestracyjnego oraz do korespondencji na terenie stolicy.

Jak założyć wirtualne biuro?

Na rynku odnaleźć można wiele ofert biura wirtualnego. Dobrze jest dokładnie każdą przeanalizować i dopytać o szczegóły, by później cieszyć się najwyższą jakością usług. To detale często zróżnicowane są pod względem działań zapewnianych przez firmy, co także warunkuje cenę za usługi. Istotny jest więc wybór firmy świadczącej profesjonalne usługi e-biura, które zaspokoją potrzeby przedsiębiorcy.

Decydując się na wirtualny adres, warto zwrócić uwagę na klika ważnych elementów oferty danej firmy. Bardzo ważna jest lokalizacja biura, dojazd do niego oraz skomunikowanie placówki z innymi częściami miasta, a także transportem publicznym (dworce, lotniska itp.). Dobra lokalizacja i świetna komunikacja to ogromne zalety biura wirtualnego. Kolejnym ważnym aspektem są godziny pracy oraz elastyczność w czasie pracy, gdyż zdarza się, że spotkanie z klientem wyjedzie poza ustalone czasowe ramy. Wtedy też firma powinna umożliwić dłuższe korzystanie z biura czy sali konferencyjnej. Istotna jest także liczba pracowników danej jednostki. Często biura wirtualne prowadzone są przez jedną osobę, co w przypadku choroby pracownika lub innych zdarzeń losowych powoduje spory problem. Wirtualne biura powinny gwarantować taką ilość personelu, by wszystkie zadania realizowane były na bieżąco i bez zbędnej zwłoki. Istotna jest także jakość obsługi telefonicznej i osobistej. Biuro to wizytówka firmy, dlatego też kompetencje pracowników muszą być na najwyższym poziomie.

Najlepszym miastem, w którym z łatwością rozwijać można swój biznes jest Warszawa. Na terenie stolicy funkcjonuje wiele firm oferujących nowoczesne biura wirtualne. Najwyższej jakości usługi outsourcingowe dostarczające elastycznych i skutecznych rozwiązań, w tym wirtualne adresy, świadczone są przez Centrum Żoliborz oraz Centrum Aleje. Jednostki posiadają kilka atrakcyjnych lokalizacji, dzięki czemu klient może swobodnie dobrać najbardziej optymalne warianty.

Wirtualny adres

Biurko

Mikrobiuro