Zgodnie z prawem, każda firma powinna posiadać siedzibę oraz adres rejestrowy. Wynajem lokali biurowych i usługowych to popularna forma uzyskania przestrzeni biurowej przez przedsiębiorstwo. Czy jednak w każdej sytuacji wynajem biura jest opłacalny? I czy istnieje jakaś alternatywa dla wynajmu tradycyjnego biura?
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest tradycyjne biuro,
- z czym wiąże się jego wynajem,
- jakie są zalety i wady tradycyjnego biura oraz
- jakie są alternatywy dla wynajmu biura.
Czym jest tradycyjne biuro?
Biuro tradycyjne, nazywane także konwencjonalnym, to nic innego jak pomieszczenia w budynku przeznaczone do wynajmu dla firm. W tym wypadku najemca ma do biura wszelkie prawa wynikające z zawartej umowy najmu. Może je urządzić w sposób najbardziej odpowiadający profilowi firmy oraz potrzebom pracowników.
Jednocześnie jest zobowiązany co miesiąc opłacać czynsz oraz rachunki za prąd, wodę, Internet czy usługi typu recepcja, ochrona czy sprzątanie. Wysokość czynszu określona jest na podstawie metrażu biura oraz ceny za metr kwadratowy.
Tradycyjne biura do wynajmu zwykle są dostępne w biznesowych dzielnicach, centrach dużych miast oraz kompleksach wybudowanych stricte w celu wynajmu powierzchni biurowych firmom.
Z czym wiąże się wynajem tradycyjnego biura?
Wynajem biura daje przedsiębiorcy szereg możliwości. Przede wszystkim może dopełnić formalności związanych z prowadzeniem działalności wymaganych przez prawo, a dotyczących adresu rejestrowego siedziby firmy, adresu do korespondencji itp. Niemniej wynajmowanie biura tradycyjnego niesie ze sobą pewne zobowiązania i stałe koszty, z którymi przedsiębiorstwo musi się liczyć.
Jeżeli powierzchnia biurowa jest wynajmowana w stanie deweloperskim, przedsiębiorca musi sam zadbać o jego wyposażenie, między innymi o meble biurowe, sprzęty, takie jak komputery, drukarki, skanery i wiele, wiele innych. A to wszystko trwa i kosztuje. Jeżeli biuro będzie wymagało remontu, aby dostosować pomieszczenie do specyfiki prowadzonego biznesu, sfinansowanie go również leży po stronie przedsiębiorcy.
Decydując się na wynajem biura tradycyjnego, trzeba liczyć się z tym, iż umowa najmu obejmuje dłuższy okres – zwykle kilka lat. Sam proces wynajmu też nie należy do ekspresowych – może trwać od 6 miesięcy do nawet 1 roku. Wiąże się z szeregiem formalności, które należy dopełnić oraz zobowiązaniem korzystania z biura i opłacania go przez cały okres trwania umowy.
Trzeba więc niejako z góry założyć, że przez czas trwania umowy – co może wynosić nawet 5-7 lat i więcej – nie zajdzie potrzeba przeniesienia biura lub wprowadzenia innych istotnych zmian w firmie.
Kiedy wynajem tradycyjnego biura jest korzystny?
Oczywiście biuro na wynajem ma wiele zalet. Oto niektóre z nich:
- wynajem biura daje prywatność i poufność, gdyż nie trzeba go dzielić z osobami spoza przedsiębiorstwa, a to znacząco podnosi komfort pracy;
- zyskujesz pełną kontrolę nad wyposażeniem i układem pomieszczeń, dzięki czemu możesz idealnie dopasować go do potrzeb swojej firmy;
- sam wybierasz dostawców usług, masz więc możliwość wybrać najkorzystniejszą dla firmy ofertę;
- możesz podnająć dodatkową przestrzeń innej firmie i tym samym obniżyć koszty utrzymania biura;
- wynajem długoterminowy jest bardziej opłacalny;
- masz możliwość wybrać atrakcyjny adres biura w dogodnej lokalizacji – centrum miasta lub dzielnicy biznesowej, co wpłynie na prestiż firmy i ułatwi potencjalnym kontrahentom dojazd do siedziby Twojego przedsiębiorstwa.
Wynajem tradycyjnego biura będzie korzystny, gdy:
- masz dużą firmę i potrzebujesz większej przestrzeni biurowej, a przy tym prywatności;
- chcesz zawrzeć umowę najmu na minimum 36 miesięcy i zależy Ci na ekonomicznym rozwiązaniu dla Twojej firmy;
- potrzebujesz przestrzeni biurowej, w której sam zadecydujesz o projekcie, układzie pomieszczeń, mebli i sprzętów, a także dostawcach usług.
Jakie są alternatywy dla tradycyjnego biura?
Alternatywą dla wynajmu tradycyjnego biura jest coworking, czyli biuro wirtualne. To dobre rozwiązanie dla małych firm, osób zajmujących się pracą zdalną lub korzystających z biura okazjonalnie. Wirtualne biuro z adresem warszawskim do korespondencji sprawdzi się także wtedy, gdy nie potrzebujesz biura na stałe, ale chcesz mieć adres rejestrowy dla swojego biznesu.
Coworking to specjalnie przygotowana i w pełni wyposażona przestrzeń biurowa do indywidualnej pracy. Takie rozwiązanie to spora oszczędność czasu i pieniędzy. Koszt najmu rozkłada się na wszystkie osoby wynajmujące przestrzeń biurową w danym miejscu.
Dowiedz się Coworking. Co to jest i na czym polega?
Najemca nie musi martwić się ani o infrastrukturę biurową, ani o sprzęt, ani o usługi. Wszystko jest zapewnione na miejscu. Biura coworkingowe cieszą się popularnością wśród freelancerów oraz małych, rozwijających się firm, gdyż umożliwiają zawarcie cennych znajomości zawodowych.
W ramach coworkingu zyskujesz także dostęp do sal konferencyjnych i szkoleniowych, w których możesz organizować spotkania z kontrahentami, klientami czy pracownikami, budując profesjonalny wizerunek swojej firmy.
Zostaw komentarz