Jeśli organizujemy konferencję, to należy zadbać o perfekcję w każdym elemencie, który będzie się składać na to spotkanie. To, czy zadbamy o szczegóły, wpłynie na nasz wizerunek, jak i na relacje z zaproszonymi gośćmi. Bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie sali konferencyjnej. Co powinno się znaleźć na jej wyposażeniu?
Sala konferencyjna – jak ją przygotować?
Właściwe urządzenie sali konferencyjnej jest tak naprawdę niezbędne, żeby spotkanie się powiodło. Istotne jest przetestowanie wszystkich rozwiązań i upewnienie się, że spełnią one oczekiwania naszych gości. Elementów, o których należy pamiętać, organizując konferencję jest naprawdę wiele, a wśród nich należy wyróżnić:
- Wygodne fotele – konferencje najczęściej trafiają wiele godzin, więc warto zapewnić uczestnikom ergonomiczne krzesła. To absolutna podstawa.
- Sprzęt audiowizualny – obowiązkowo sala musi być wyposażona w wysokiej jakości urządzenia, takie jak projektor, odpowiedni system nagłośnienia czy laserowy wskaźnik. Problemy z tymi rozwiązaniami mogą spowodować, że realizacja konferencji nie będzie możliwa. Ciekawym urozmaiceniem są takich spotkaniach są smart boardy, czyli tablice dotykowe.
- Router – wszystkim uczestnikom spotkania warto zapewnić dostęp do sieci bezprzewodowej. Należy jednak zwrócić uwagę, że z internetu może korzystać wielu użytkowników jednocześnie, zatem powinien to być sprzęt o bardzo dobrych parametrach. Musi dać możliwość jednoczesnego udostępnienia sieci setce gości, a nawet większej ich liczbie. Oczywiście wszystko też zależy od pojemności danej sali.
- Klimatyzacja – jest ona niezbędna, przede wszystkim latem. Zagwarantowanie gościom odpowiedniej temperatury, która nie będzie im przeszkadzać, może zadecydować o pozytywnej ocenie wydarzenia przez gości.
- Dostęp do gniazd elektrycznych – uczestnicy konferencji często korzystają z laptopów. To na nich robią notatki. Warto, żeby wszyscy mieli możliwość podłączenia swojego urządzenia do prądu, a nie korzystania z niego jedynie do momentu, aż rozładuje się bateria.
- Układ sali – trzeba zadbać o wystarczającą liczbę miejsc do siedzenia i ławek. Nie ma jednego, optymalnego ulokowania stołów i krzeseł. Popularny jest tzw. układ konferencyjny, według którego pośrodku stoi duży stół, a wokół niego są krzesła. Często wykorzystuje się styl teatralny, tzn. siedziska ustawione są w rzędach, jedno za drugim.
- Materiały dla gości – czyli foldery, materiały szkoleniowe, długopisy z logiem organizatora, kartki papieru na notatki i inne rozwiązania.
- Mikrofony dla uczestników – jest to szczególnie przydatne podczas dużych spotkań, kiedy to na jednej sali znajdują się nawet setki gości. Mając dostęp do mikrofonu, mogą oni zadawać pytania czy zgłaszać uwagi, mimo tego, że siedzą np. w dwudziestym rzędzie.
OczywiÅ›cie na organizacjÄ™ konferencji skÅ‚ada siÄ™ nie tylko zapewnienie adekwatnego wyposażenia sali. Nie można również zapominać o przerwach na kawÄ™. Uczestnicy powinni mieć możliwość napicia siÄ™ ciepÅ‚ego napoju i przekÄ…szenia czegoÅ›. Â
